RGPD – Ne courrez aucun risque !
Avec l’entrée en vigueur au sein de l’Union Européenne du nouveau Règlement sur la Protection des Données (RGPD) qui établit des exigences plus strictes concernant le stockage et la gestion des données, toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de citoyens de l’UE devront se mettre en conformité au plus tard le 25 mai 2018.
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La protection des données s’applique la plupart du temps aux données personnelles sur supports numériques. Mais ce que l’on oublie souvent c’est que les dispositions du RGPD s’appliquent également aux données personnelles sur supports papiers. Manifestement, une grande partie des données à caractère personnel et confidentiel figurent toujours et encore sur des papiers qui finissent très souvent dans la corbeille à papier lorsqu’ils sont devenus inutiles. Outre les devis, contrats, relevés et justificatifs bancaires, sont également concernés, par exemple, les documents liés au personnel, aux impôts et à la comptabilité tout comme les documents issus du domaine Recherche et Développement. Les données à caractère personnel en particulier sont extrêmement sensibles et sont soumises à des exigences strictes dans le droit de la protection des données. Les directives du RGPD exigent que ces documents doivent être détruits de façon sécurisée lorsqu’ils sont devenus obsolètes ou inutiles.
Seulement 35 % des entreprises Allemandes ont mis en place des directives pour le stockage et le traitement des documents papiers. Elles devront toutes en avoir établi une au plus tard lors de l’entrée en vigueur du RGPD. Dans ce processus, il est également important de procéder à l’actualisation des données déjà existantes selon le principe de la Réduction des données au strict minimum“ puisque celles-ci doivent également répondre à des critères particuliers. Ceci comprend également la destruction des vieux papiers et des documents ayant dépassés les dates de délai de conservation imposés par la loi. Il sera également désormais interdit de stocker des “réserves“ de données.
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Les entreprises qui ignorent les directives du RGPD et sa date d’entrée en vigueur, s’exposent à de lourdes sanctions. Hormis des amendes élevées et des poursuites pénales, une perte de l’image de marque de la société peut rapidement prendre des proportions de grande ampleur. Avec un destructeur de document IDEAL de niveau de sécurité approprié, vous vous protégez contre d’importantes sanctions financières et maintenez votre réputation ainsi que la confiance de vos clients, partenaires commerciaux et collaborateurs. Les destructeurs professionnels IDEAL font partie de l’équipement de base des sociétés, administrations et autres institutions et devraient donc être intégrés dans chaque concept de protection des données. Conformément au RGPD, vous devez justifier que vous travaillez en respectant la législation et les prescriptions en matière de protection des données. En utilisant les destructeurs IDEAL pour détruire les données confidentielles en temps utile, vous êtes assuré de faire ce qu’il faut faire et d’être du bon côté.
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